Wdrażanie metody CAF 2006 w Urzędzie Gminy Kotuń PDF Drukuj Email

Urząd Gminy  Kotuń przystąpił do projektu MSWiA w zakresie kompleksowego zarządzania jakością jednostek samorządowych wg metody CAF 2006. Głównym celem projektu jest podniesienie jakości świadczonych usług i polepszenia komunikacji pomiędzy urzędem a mieszkańcami Gminy Kotuń

Czym jest metoda CAF 2006?

Wspólna Metoda Oceny – CAF (ang. Common Assesment Framework) jest narzędziem kompleksowego zarządzania jakością przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej. Metoda CAF skupia się przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji obszarów doskonalenia oraz wprowadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych. Jest to model całościowego przeglądu funkcjonowania instytucji z uwzględnieniem analizy wyników jej działalności oraz potencjału organizacyjnego, oparte na założeniu, że osiągnięcie pożąda­nych rezultatów działań organizacji, obywateli/konsumentów, poszczególnych jednostek i ca­łych społeczeństw zależy od jakości przywódz­twa, wpływającego na politykę i strategię instytucji, zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania relacji partnerskich, zaso­by i procesy.

Zgodnie z tą metodą, organizację poddaje się regularnie (średnio co 2 lata) jednoczesnemu oglądowi
z różnych punktów widzenia, w ramach całościowego procesu analizy wyników jej działalności. Model CAF dostarcza łatwego w użyciu narzędzia, dzięki któremu europejskie podmioty sektora publicznego mogą sięgnąć po techniki zarządzania jakością w celu poprawy wyników działalności.

 

Model zawiera dziewięć kryteriów, które odnoszą się do podstawowych obszarów organizacji, podlegających każdorazowo analizie podczas przeprowadzania samooceny:

  • kryteria POTENCJAŁU: Przywództwo, Strategia i planowanie, Pracownicy, Partnerstwo i zasoby, Procesy,
  • kryteria WYNIKÓW: Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/ klientami, Wyniki działalności
  • w relacjach z pracownikami, Społeczne wyniki działalności, Kluczowe wyniki działalności.

Co umożliwia metoda CAF?

  • ocenę funkcjonowania instytucji opartą na faktach (dowodach), wykorzystującą zestaw kryteriów powszechnie stosowanych w jednostkach sektora pu­blicznego w Europie,
  • ustalenie, czy faktycznie uzyskano zakładany postęp,
  • uzyskanie spójności podjętych działań i konsensusu w sprawie kroków na drodze usprawniania działalności instytucji,
  • uzyskanie spójności pomiędzy osiąganymi wynika­mi a działaniami wspierającymi (potencjałem),
  • wzbudzenie zainteresowania pracowników i skło­nienie do zaangażowania w proces usprawnień,
  • upowszechnienie doświadczeń w zakresie dobrych praktyk i dzielenie się nimi wewnątrz i na zewnątrz instytucji,
  • włączenie różnych inicjatyw dotyczących poprawy jakości w codzienną działalność instytucji,
  • pomiar osiąganego wraz z upływem czasu postępu, drogą okresowej samooceny.

Jak metoda CAF będzie wdrażana?

Wdrożenie metody CAF w Urzędzie będzie przebiegać w oparciu o 10 kroków doskonalenia organizacji, podzielonych na trzy fazy:

FAZA I

  • Krok 1 Organziacja i planowanie procesu samooceny
  • Kok 2. Upowszechnienie informacji o procesie samooceny.

FAZA II.

  • KROK 3. Utworzenie jedenj lub więcej grup samooceny
  • Krok 4. Organizacyjna szkoleń.
  • Krok 5. Przeprowadzenie samooceny
  • Krok 6. Sporządzenie sprawozdania z wyników samooceny.

FAZA III.

  • Krok 7. Sporządzenie projektu planu doskonalenia.
  • Krok 8. Upowszechnienie informacji o planie doskonalenia.
  • Krok 9. Realizacjia planu doskonalnia
  • Krok 10. Planowanie następnej samooceny CAF

Urząd otrzyma wsparcie ze strony MSWiA do Kroku 7 tj. wsparcia doradczego z zakresu ustalania priorytetów działań doskonalących, podstaw zarządzania projektem, sposobu monitoringu projektu.

W ramach projektu przeprowadzone zostaną 4-godzinne konsultacje dla przedstawicieli Urzędu, będące wstępem do ustalenia priorytety działań doskonalących oraz do uzgodnienia planów usprawnień dla urzędu. Projekty, jakie powstają po zakończeniu procesu samooceny, będą wynikiem wiarygodnej listy słabych stron Urzędu, z których wiele może zostać wyeliminowanych dzięki działaniom doskonalącym – w wielu przypadkach bez ponoszenia istotnych kosztów lub wręcz bezkosztowo.

Gdzie mogę uzyskać więcej informacji na temat projektu wdrożenia metody CAF?

Na mocy Zarządzenia nr 39/11 z dnia 22 września 2011.r. powołano tzw. Koordynatora CAF, odpowiadającego za kierowanie projektem wdrożenia metody CAF w Urzędzie. Funkcję Koordynatora CAF pełni Sławomir Piotr Smolak – Sekretarz Koordynator CAF, na wszystkich etapach projektu, udzielać będzie zainteresowanym osobom informacji na temat zrealizowanych w projekcie działań oraz osiągniętych rezultatów.

Bieżące informacje na temat projektu wdrożenia metody CAF będą przekazywane w szczególności: Kierownictwu Urzędu, Pracownikom Urzędu, Klientom (obywatelom), Ministerstwu Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Bieżące informacje o istocie, celach, metodach i skutkach wdrożenia metody CAF w urzędzie będą przekazywane Pracownikom Urzędu za pośrednictwem:

  • stronę www Urzędu (www.kotun.pl);
  • Intranet lub komunikator GG
  • prezentacje w ramach spotkań bezpośrednich.